Studierende der Universität Tübingen zu Gast im Landratsamt Freudenstadt
Eine Gruppe von Studierenden der Universität Tübingen besuchte kürzlich das Landratsamt Freudenstadt, um einen umfassenden Einblick in die Praxis des Unterlagenmanagements zu erhalten. Die Ganztagesexkursion fand im Rahmen einer universitären Lehrveranstaltung statt, die sich mit den Grundlagen, Strukturen und Zukunftsperspektiven der Unterlagenverwaltung in öffentlichen Institutionen beschäftigt.
Ziel des Besuchs war es, den Studierenden die Entstehung, Bearbeitung und langfristige Sicherung amtlicher Unterlagen entlang ihres gesamten Lebenszyklus zu veranschaulichen – von der digitalen Aktenführung in der Verwaltung bis zur Archivierung im Kreisarchiv. Dabei wurde deutlich, wie stark die Digitalisierung das Arbeitsumfeld einer modernen Behörde verändert und welche neuen Herausforderungen sich daraus für Organisation, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Verwaltungshandeln ergeben. Thematisch umfasste die Veranstaltung zentrale Aspekte des Records Management, des Lebenszyklus von Unterlagen, der digitalen Akte, der Datenanreicherung und der Archivierung.
Im Amt für Ordnung und Verkehr erhielten die Studierenden zunächst Einblick in die Entstehung von Akten und in die zunehmend digitaler werdenden Verwaltungsprozesse. Anschließend wurde in der Registratur gezeigt, mit welch großen Mengen an analogen Unterlagen man konfrontiert ist und welche Strategien der Landkreis entwickelt, um den Übergang von Papier zu elektronischen Akten zu gestalten. Den Abschluss bildete ein ausführlicher Besuch im Kreisarchiv Freudenstadt, das die archivischen Fachaufgaben für analoge und digitale Unterlagen wahrnimmt. Vorgestellt wurden hier die digitalen Arbeitsprozesse – von der Erfassung und Erschließung über die digitale Magazinierung bis hin zur im Aufbau befindlichen digitalen Bereitstellung. Auch die Entwicklung einer modernen digitalen Außenwirkung, etwa durch das im Aufbau befindliche Archivfindmittelsystem, wurde präsentiert.
Die Exkursion ist Teil einer Lehrveranstaltung von Kreisarchivar Dr. Louis-David Finkeldei, die seit Oktober in Kooperation mit der Universität Tübingen angeboten wird. Mit dem Projekt greift Finkeldei seine frühere universitäre Tätigkeit wieder auf. Er war zuvor wissenschaftlicher Mitarbeiter der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) an der Universität Tübingen und ist durch seine Ausbildung an der Archivschule Marburg auch im Records Management qualifiziert. In seiner Lehre verbindet er die Perspektiven von Geschichtswissenschaft, Informationsmanagement und moderner Verwaltungssteuerung miteinander.
Die Studierenden sollen dabei nicht nur theoretische Grundlagen erwerben, sondern auch verstehen, wie Verwaltung als komplexes Wissenssystem funktioniert und welche Bedeutung das Unterlagenmanagement für die Handlungsfähigkeit öffentlicher Institutionen hat.
Mit der Kooperation möchte das Kreisarchiv Freudenstadt junge Menschen für die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung und im archivischen Berufsfeld begeistern. Zugleich wird sichtbar, dass der Landkreis Freudenstadt in diesem Bereich zu den leistungsstarken und innovativen Verwaltungen gehört, die den digitalen Wandel aktiv gestalten.